כתב: להט צבי

קטגוריה: מכירות כללי, ספטמבר, 2024 

בכל ארגון תשמעו את המילים "אחריות אישית".

אבל האם מישהו באמת יודע מה זה אומר בפועל?

נתחיל בדוגמה פשוטה מעולם העסקים: צוות המכירות מפספס יעד רבעוני חשוב. 
בישיבת ההנהלה, כולם מצהירים: "אני לוקח אחריות". 

לכאורה, אפשר להיות רגועים. אנשים מבוגרים לוקחים אחריות, הם מבינים שישנה בעיה וכל בר דעת יכול להסיק מכך שהם יתקנו את המצב עד לרבעון הבא. האם זה מה שקורה בפועל? האם באמת אפשר לצפות לשינוי אמיתי בהתנהלות? 

האם מישהו באמת מציע תוכנית פעולה קונקרטית לתיקון המצב?

בעולם העבודה של היום, כולם יודעים לדבר על אחריות; "אני אחראי", "זה באחריותי", "אני לוקח אחריות" - המילים האלה נזרקות

לחלל האוויר בכל פעם שעולה בעיה. המילה "אחריות" הפכה לעוד סיסמה ריקה, מנותקת לחלוטין מפעולות ותוצאות בשטח.

במקום אחריות אנחנו שומעים תירוצים: "השוק השתנה", "התחרות הפתיעה אותנו", "לא היו לנו מספיק משאבים”…,

וכאן בעיני טמונה הבעיה האמיתית: הפער בין הצהרות על אחריות לבין נטילת אחריות בפועל.

מהי באמת אחריות אישית בעסקים?
אחריות אישית בעולם העסקי היא הרבה יותר מאשר הצהרה או מילה נחמדה. 
אחריות אישית מתבטאת בפעולות ממשיות ובגישה שמובילה לתוצאות. 
הנה כמה מרכיבים מרכזיים של אחריות אישית אמיתית:

הכרה במצב:
> זה מתחיל בהבנה מעמיקה של המצב הנוכחי, ללא הסתרה או ייפוי המציאות.
> נדרש אומץ לראות את הדברים כפי שהם, גם כשזה לא נעים.

> חובה לבצע ניתוח מעמיק של נתונים ומגמות ולא רק התרשמות שטחית.

בעלות על הפתרון:
> לקיחת אחריות משמעה לא רק להצביע על הבעיה, אלא להיות חלק אינטגרלי מהפתרון.
> נדרשת יוזמה בפיתוח רעיונות, הובלת תהליכים, ונכונות להשקיע מאמץ נוסף כדי להביא לשינוי.

> אחריות אישית מתבטאת בנכונות לצאת מאזור הנוחות ולחשוב מחוץ לקופסה.

מחויבות לתוצאות:
> אחריות אמיתית מתבטאת בהתחייבות ברורה להשגת תוצאות מדידות.
זה לא מספיק "לנסות"; צריך להתחייב להשיג יעדים ספציפיים, כולל הגדרת מדדי הצלחה ברורים ומעקב שוטף אחריהם.

שקיפות:
> אחריות דורשת כנות מוחלטת - עם עצמך, עם הצוות, ועם ההנהלה - כולל דיווח על התקדמות, להודות בטעויות ולשתף בלקחים שנלמדו.
> אחריות מתבטא בנכונות לחשוף גם נתונים לא מחמיאים ולדון בהם באופן פתוח.

יוזמה:
> אחריות אישית מתבטאת ביכולת לזהות בעיות או הזדמנויות ולפעול עליהן מבלי לחכות להוראות מלמעלה.
> אחריות אישית זו היכולת לראות מעבר לתחום האחריות המוגדר שלך ולפעול לטובת הארגון כולו -

כולל נכונות לקחת סיכונים מחושבים ולהציע פתרונות חדשניים.

יישום אחריות אישית - כיצד עושים זאת?
 

1. קביעת ציפיות ברורות

קביעת ציפיות ברורות היא הבסיס לאחריות אישית. 
זה לא מסתכם רק בהגדרת יעדים מספריים, אלא בבניית תמונה מלאה של מה נחשב להצלחה. הנה כיצד לעשות זאת:

שיחות עומק:
> קיימו שיחות אישיות עם כל חבר בצוות. דונו לא רק ביעדים, אלא גם בציפיות לגבי התנהגות, איכות העבודה, ורמת היוזמה הנדרשת.
> שאלו שאלות פתוחות כמו "איך אתה רואה את תפקידך בהשגת יעדי החברה?" או "מה לדעתך נדרש ממך מעבר להשגת המספרים?"

תיאור תפקיד מפורט:
> צרו מסמך שמפרט לא רק את המשימות, אלא גם את האחריות הרחבה יותר של התפקיד.
למשל, עבור איש מכירות, כללו ציפיות לגבי ניהול קשרי לקוחות, דיווח, ושיתוף פעולה עם מחלקות אחרות.

> הגדירו גם את הסמכויות הנלוות לאחריות, כדי לאפשר קבלת החלטות עצמאית.

הגדרה ברורה של: “איך זה נראה כשזה עובד":
> תארו בפירוט כיצד נראית הצלחה בתפקיד, כולל דוגמאות ספציפיות של התנהגויות ותוצאות שאתם מצפים לראות.

>  השתמשו בתרחישים מעשיים כדי להמחיש את הציפיות בפועל.

קביעת אבני דרך:
> במקום להסתפק ביעד סופי, הגדירו אבני דרך לאורך הדרך, זה מאפשר מעקב ותיקון מסלול בזמן אמת.
> קבעו "נקודות בדיקה" תקופתיות לבחינת ההתקדמות ועדכון היעדים במידת הצורך.

תיאום ציפיות הדדי:
> זו לא רחוב חד סטרי. עודדו את חברי הצוות לשתף מה הם מצפים מכם כמנהלים ומהארגון.

> צרו מחויבות הדדית ומגביר את תחושת הבעלות.
> קיימו דיון פתוח על המשאבים והתמיכה הנדרשים להצלחה בתפקיד.

2. יצירת תרבות של בעלות
יצירת תרבות של בעלות היא תהליך מתמשך שדורש מאמץ מכוון ועקבי. הנה כמה דרכים מעשיות ליצור ולטפח תרבות כזו:

העצמה דרך אוטונומיה:
> תנו לאנשי הצוות שלכם את הכלים והסמכות לקבל החלטות בתחום אחריותם.
> התחילו בדברים קטנים, כמו לתת להם לקבוע את סדר העדיפויות היומי שלהם.
> בהדרגה, הרחיבו את תחומי האוטונומיה לקבלת החלטות משמעותיות יותר בפרויקטים.

> הגדירו "גבולות גזרה" ברורים - מה בסמכותם להחליט ומתי עליהם להתייעץ.

עידוד לקיחת סיכונים מחושבים:
> צרו סביבה שבה אנשים מרגישים בטוחים לנסות דברים חדשים.
> הקצו זמן ומשאבים ל"פרויקטי צד" או ניסויים קטנים שיכולים להוביל לחדשנות.
> פתחו מנגנון להצעת רעיונות חדשים ותגמלו יוזמות, גם אם לא כולן מצליחות.

מסגור מחדש של כישלונות:
> במקום להעניש על טעויות, התייחסו אליהן כהזדמנויות ללמידה.
> קיימו "סקירות אירוע" אחרי פרויקטים, עם דגש על למידה ושיפור, לא על האשמה.
> עודדו שיתוף פתוח של "סיפורי כישלון" ולקחים שנלמדו בפגישות צוות.

טיפוח מנטליות של "בעלי עסק":
> עודדו את חברי הצוות לחשוב על תחום אחריותם כאילו היה עסק קטן שלהם.
> למדו אותם לעקוב אחר "רווח והפסד" של הפרויקטים שלהם.
> עודדו חשיבה על איך להגדיל את "ערך המניות" של המחלקה שלהם.
> קיימו סדנאות בנושאי יזמות וניהול עסקי לכל העובדים, לא רק למנהלים.

הכרה והוקרה:
> זהו ותחגגו מקרים של בעלות ואחריות אישית.
> שתפו סיפורי הצלחה בפגישות צוות ובתקשורת הפנים-ארגונית.
> פתחו תוכנית הכרה רשמית שמתגמלת התנהגויות של אחריות אישית.
> תנו הכרה אישית ומיידית כשאתם רואים התנהגות אחראית במיוחד.

3. שימוש בכלים ומדדים
בחרו כלים שמתאימים לצורכי הצוות והארגון שלכם.

בחירת הכלים הנכונים: 
> אתם יכולים להשתמש בכלים פשוטים כמו אקסל לניהול משימות ומעקב אחר ביצועים.
> לצוותים גדולים יותר, שקלו שימוש בכלי ניהול פרויקטים כמו טרלו ולניתוח נתונים מתקדם, כלים כמו מערכת BI.

הטמעה הדרגתית:
> אל תנסו להטמיע את כל הכלים בבת אחת.
> התחילו עם כלי אחד או שניים, וודאו שהצוות מבין את הערך שלהם ומשתמש בהם באופן אפקטיבי.
> הדריכו את הצוות בשימוש בכלים החדשים וספקו תמיכה מתמשכת.

> בחנו את האפקטיביות של הכלים באופן קבוע והתאימו אותם לפי הצורך.

הגדרת מדדי ביצוע מרכזיים (KPIs):
> בחרו מדדי ביצוע שבאמת משקפים אחריות אישית ותורמים לביצועי הארגון.
למשל, במקום למדוד רק מספר שיחות/פגישות מכירה, מדדו גם איכות הפגישות (אחוז הפגישות שמובילות להצעת מחיר),

זמן תגובה ללקוחות, שביעות רצון לקוחות, יוזמות חדשות שהוצעו והוטמעו וכדומה.
> ודאו שהמדדים מאוזנים ומשקפים את כל היבטי התפקיד, לא רק את התוצאה הסופית.

דוחות התקדמות:
> צרו דוח ביצועים שבועי שמנוסח בצורה ברורה וזמין לכל חברי הצוות.
> הדוח צריך לכלול: ביצועים מול יעדים, מגמות לאורך זמן, הישגים בולטים, אתגרים עיקריים ועוד
> המלצה: עודדו את חברי הצוות להוסיף הערות ותובנות משלהם לדוח.

סקירות תקופתיות:
> קבעו זמנים קבועים לסקירת הנתונים והביצועים.
> קיימו פגישות שבועיות קצרות לבחינת מדדים קצרי טווח.
> ערכו סקירות חודשיות או רבעוניות מעמיקות יותר לבחינת מגמות ארוכות טווח (עודדו דיון פתוח בנוגע למשמעות והצעות לשיפור).

שיפור מתמיד:
> השתמשו בנתונים לא רק למדידה, אלא גם לזיהוי הזדמנויות לשיפור.
> עודדו את חברי הצוות להציע רעיונות לשיפור בהתבסס על הנתונים שהם רואים.
> יישמו תהליך מסודר לבחינה והטמעה של הצעות שיפור.
> תחגגו שיפורים משמעותיים והכירו באנשים שתרמו לכך.

4. מתן משוב מתמיד
משוב אפקטיבי הוא כלי חיוני ליצירת תרבות של אחריות אישית.

הוא מאפשר תיקון מסלול מתמיד, מעודד התנהגויות חיוביות, ומסייע בצמיחה אישית ומקצועית. הנה כיצד לעשות זאת נכון:

מסגרת משוב מובנית:
> השתמשו במודל פשוט כמו "התחל, הפסק, המשך" - מה על העובד להתחיל לעשות, מה להפסיק, ומה להמשיך.

זה מספק מבנה ברור ופעולות ממוקדות.

לדוגמה: "התחל לתעד את התובנות מפגישות לקוחות, הפסק לדחות משימות לרגע האחרון, המשך לספק רעיונות חדשניים בישיבות צוות״.

עידוד משוב דו-כיווני:
> בקשו משוב מחברי הצוות שלכם על הניהול והתמיכה שאתם מספקים, זה מדגים פתיחות ומחויבות לשיפור מתמיד מצדכם.
שאלו שאלות כמו: "מה אתה צריך ממני בכדי שתוכל להצליח יותר?"
> היו פתוחים לביקורת ופעלו על פיה כדי לשפר את הניהול שלכם.

תיעוד והמשכיות:
> תעדו את נקודות המפתח מכל שיחת משוב.
> בפגישה הבאה, התחילו בסקירה של הנקודות שעלו בפעם הקודמת, כדי ליצור המשכיות ומעקב.

(אל תשכחו לעקוב אחר ההתקדמות בנושאים שעלו במשוב הקודם).

התמקדות בפתרונות:
> כשאתם נותנים משוב, התמקדו בפתרונות ולא רק בבעיות.
> במקום "אתה לא עומד ביעדים", נסו: "בוא נחשוב יחד על דרכים להגדיל את המכירות בחודש הבא״. 

> עודדו את העובד להציע פתרונות משלו לפני שאתם מציעים את שלכם.

משוב בזמן אמת:
> אל תחכו לסקירות שנתיות. תנו משוב מיידי, הן חיובי והן בונה, כשאתם רואים התנהגויות או תוצאות שראויות לציון.

למשל, אם עובד הציג יוזמה מרשימה בפגישה, תנו לו משוב חיובי מיד אחרי הפגישה.

יצירת תוכנית פעולה:
> בסוף כל שיחת משוב, סכמו את הנקודות העיקריות ויצרו תוכנית פעולה ברורה.

> הגדירו יעדים ספציפיים ומדידים לשיפור וקבעו תאריך למעקב כדי לבחון את ההתקדמות.

5. פיתוח מיומנויות
פיתוח מיומנויות הוא חלק קריטי ביצירת תרבות של אחריות אישית. 
זה מעצים עובדים לקחת יותר אחריות ולהשיג תוצאות טובות יותר. הנה כיצד לעשות זאת:

זיהוי צרכי הכשרה:
> עבדו עם כל חבר צוות כדי לזהות את המיומנויות שיעזרו לו להצליח בתפקידו ולקחת יותר אחריות.

> זכרו, זה יכול לכלול מיומנויות טכניות, מיומנויות רכות, או שילוב של השניים.
> השתמשו בניתוח פערי ביצועים כדי לזהות תחומים לשיפור.

תוכניות למידה מותאמות אישית:
> פתחו תוכנית למידה אישית לכל עובד, המשלבת קורסים פורמליים (פנימיים או חיצוניים), למידה עצמית (ספרים, קורסים מקוונים),

למידה תוך כדי עבודה (פרויקטים מאתגרים, תפקידים זמניים). הגדירו יעדי למידה ברורים ומדדי הצלחה לכל תוכנית.

מנטורינג וחניכה:
> צרו תוכנית מנטורינג שבה עובדים ותיקים ומנוסים חונכים עובדים חדשים או פחות מנוסים.

(זה מעביר ידע, מיומנויות, וגם את התרבות הארגונית של אחריות אישית).
> הגדירו מטרות ברורות לתוכנית המנטורינג ועקבו אחר ההתקדמות.

סימולציות ותרגילים:
> צרו הזדמנויות לתרגול מיומנויות בסביבה בטוחה. למשל, סימולציות של מצבי מכירה מאתגרים או תרגילי פתרון בעיות בצוות.
> נתחו את הביצועים בסימולציות ותנו משוב בונה.

למידה מתמשכת:
> עודדו תרבות של למידה מתמשכת. זה יכול לכלול:
קבוצות קריאה של ספרים מקצועיים, שיתוף ידע בפגישות צוות שבועיות, הקצאת זמן ללמידה עצמית (למשל, 4 שעות בשבוע).
> צרו פלטפורמה לשיתוף ידע בין עובדים (למשל, אתר פנימי או פורום דיונים).

מעקב והערכה:
> עקבו אחר ההתקדמות של כל עובד בתוכנית הפיתוח שלו.
> הערכות הביצועים צריכות לכלול התייחסות לפיתוח מיומנויות ולמידה.
> תגמלו עובדים שמשקיעים בפיתוח עצמי ומיישמים את מה שלמדו בעבודתם.

6. יישום בשטח: דוגמאות מעשיות
משוב ולמידה מתמשכת:
> קיימו פגישות אימון / עבודה אישיות שבועיות עם כל חבר צוות.
> בחנו את ההתקדמות, דונו באתגרים, ופתחו פתרונות יחד.
> עודדו את חברי הצוות לשתף תובנות והתאמות לאסטרטגיה.

פיתוח מיומנויות:
> ארגנו סדנאות לשיפור מיומנויות, בהובלת חברי הצוות עצמם. למשל, כל שבוע חבר צוות אחר יכול להוביל סדנה על נושא שהוא מומחה בו.
> עודדו למידה הדדית ושיתוף ידע בין חברי הצוות.

יצירת אתגרים:
> הציבו אתגרים שבועיים או חודשיים לצוות, שדורשים חשיבה יצירתית ושיתוף פעולה.

למשל, "איך נוכל להגדיל את שביעות רצון הלקוחות ב-10% החודש?"
> תנו לצוות את החופש לפתח ולנסות פתרונות חדשניים.

תחגגו הצלחות:
> זהו והכירו בהצלחות, גדולות כקטנות. ארגנו אירועים קצרים לציון הישגים משמעותיים.
> שתפו סיפורי הצלחה בניוזלטר החברה או בפגישות כלל-חברתיות.

למידה מכישלונות:
> כאשר דברים לא מצליחים, קיימו "תחקיר" פתוח ולא שיפוטי. 
> עודדו את הצוות לשתף בפתיחות מה למדו מהניסיון.
> השתמשו בתובנות אלו לשיפור תהליכים עתידיים.

המעבר מדיבורים למעשים
אחריות אישית היא יותר מסיסמה; היא דרך חיים עסקית שיכולה להוביל לשינוי משמעותי בביצועים וברווחיות.

היא דורשת מאמץ מתמשך, מחויבות מלמעלה למטה, וסבלנות כשמטמיעים שינוי תרבותי.

כמנהלים, תפקידכם הוא להוביל בדוגמה אישית, ליצור סביבה תומכת ולבנות תרבות שמעודדת לקיחת אחריות ולמידה מטעויות,

לספק כלים ומשאבים, לדרוש תוצאות ולתגמל התנהגות אחראית (הכירו ותגמלו אנשים שמדגימים אחריות אישית אמיתית).

זכרו, המעבר מדיבורים על אחריות לנטילת אחריות אמיתית הוא ״ההבדל הדק״ שבין מנהלים למנהיגים. אל תסתפקו עוד בהצהרות ריקות. התחילו היום לדרוש ולהדגים אחריות אישית אמיתית, ותראו כיצד הצוות והארגון שלכם מתחילים לפרוח.

בהצלחה במסע שלכם לבניית תרבות של אחריות אישית אמיתית!