כתב: להט צבי
כמו שזה נראה כרגע, אנחנו צועדים בבטחה לעבר הסגר השני, אף אחד לא יודע כמה זמן זה יימשך ומה יהיו ההשלכות על עולם העבודה ורמת התחלואה. דבר אחד בטוח, אנחנו מבינים שאנחנו צריכים ללמוד לחיות עם הנגיף ושזה הולך לקחת קצת יותר זמן ממה שחשבנו.
ברמה העסקית, חברות ואנשים מפנימים שהסביבה הווירטואלית היא הנורמלי החדש. הדרכות, כנסים, תערוכות, מפגשים ופגישות עם לקוחות מנותבות לזום. חברות גלובאליות מבינות שעד סוף השנה כבר לא יהיו טיסות (החודש חלים החגים היהודים ובעוד חודשיים החגים הנוצריים), והשאיפה שלהן היא שהאנשים יוכלו לטוס ברבעון הראשון או השני של השנה הבאה (בתקווה).
אנחנו מתמודדים מול אתגר עולמי שמשפיע על כל היבט בחיים שלנו, לא תמיד אנחנו יודעים מה אנחנו עושים, הרבה ניסוי וטעייה,
מעט נתונים, המון דעות. אנחנו לומדים תוך כדי תנועה מה, איך וכיצד לפעול ומקווים לטוב.
הסתכלו על תחום האימון וההדרכה מרחוק, הוא חדש לרובנו, הן ללומדים והן למדריכים. מעטים הם האנשים שהתנסו בכך באופן שוטף ומעשי. אם תשוחחו עם מישהו שהתנסה בכך בעבר, הוא יאמר לומר לכם שזה לא פשוט כמו שזה נשמע. לא קל ליצור מעורבות של כולם בהדרכה וירטואלית, אין את הפריווילגיה והקשר הבינאישי שמפגש פנים לפנים מעניק. בהדרכה הווירטואלית המדריך נדרש להיות הרבה יותר ממוקד, האתגר הוא גדול יותר ממה שהוא נראה במבט ראשון.
בשנים האחרונות אני עובד עם חברות בינלאומיות וצוותי מכירות גלובליים, את הפגישות שלי אני נוהג לבצע באופן פרונטלי כאשר חלק גדול מהזמן אני מבלה בטיסות. כשבוחנים את האפקטיביות של העבודה שלי מגלים במהרה שיום עבודה בודד אצל הלקוח שווה לשלושה ימי עבודה (יום טיסה, יום עבודה ויום נוסף לטיסה חזרה לארץ). בשנתיים האחרונות, גם אני וגם הלקוחות שאלנו את עצמנו כיצד אפשר לייעל את הזמן? התשובה הייתה קלה: כל מה שאפשר להעביר למפגשים מרוחקים - יעבור למרחב הווירטואלי.
אם להודות באמת, פגישות והדרכות וירטואליות הן חלק מהעולם העסקי, עוד הרבה לפני הקורונה.
חברות רבות גילו מזמן את היתרונות של צוותי עבודה מרוחקים, החיסכון הכספי (טיסות ולינה), יעילות ומיקוד של זמן העבודה מצד העובדים (לדוגמא: שלושה ימי עבודה מלאים מול מספר שעות אצל הלקוח), החיסכון בנדל״ן ועוד.
אם תעשו חיפוש קצר בגוגל על מרחב עבודה והדרכה וירטואלית, אתם תמצאו מאות מאמרים שמדברים על היתרונות,
אבל לא מזכירים את האתגרים והבעיות שיכולות לצוץ.
במאמר זה, אני מבקש לחלוק אתכם מספר תובנות מהניסיון שלי בנוגע להדרכות וירטואליות מרוחקות (למקרה שאתם מתכננים מפגש כזה). רעיונות שאתם יכולים לגנוב להדרכה הבאה שלכם.
הערה: מאמר זה מבוסס בחלקו על תוכנית ההכשרה V2B - ״מכירה וירטואלית״, אותה יצרתי עבור צוותי מכירות לוקאליים וגלובאליים.
איך עושים זאת נכון?
כלל ראשון: כאשר מדובר על הדרכה וירטואלית, כדאי לחשוב בקטן בכדי להשיג תוצאות גדולות.
הדרכה וירטואלית עובדת הכי טוב כאשר היא מחולקת למנות קטנות: מפגשי למידה קצרים, ממוקדים,
עבודה בקבוצות של 10-12 משתתפים (זה המצב האופטימאלי), מפגשי למידה של 45-90 דק׳ לכל היותר.
כלל שני: חשוב לציין את ההבדל בין הדרכה פרונטאלית לווירטואלית או לכנס מכוון (בו קיימת האזנה פאסיבית של המשתתפים).
ההדרכה הווירטואלית חייבת להיות מאורגנת יותר, היא הרבה יותר טקטית. הפגישות מתחילות בזמן, אין זמן רב להיכרות בין המשתתפים, במרבית המקרים קופצים ישר לעניין, לא קל לכתוב ולהציג דברים תוך כדי (התקשורת ברובה היא בין מסכים),
נדרשת הקשבה פעילה.
אם אתם מדריכים או מנחים את המפגש, זה מחייב אתכם להיות הרבה יותר מאורגנים, לדעת כיצד ליצור מעורבות בין המשתתפים,
להתמודד מול הפרעות בלתי צפויות, אתגרי תקשורת ועוד.
כלל שלישי: המפגש הווירטואלי מחייב אתכם לאפשר למשתתפים מרחב עבודה ולמידה גמיש. המנחה חייב להוביל את המפגש באמצעות שאלות, לגרום למשתתפים להיות מעורבים, ליצור דיון (לא דיונים ארוכים מדי), לתת מקום לאנשים להיפתח, לשתף ולהשתתף.
כלל רביעי: חדרי עבודה משותפים הם פתרון נהדר לדיונים ולעבודה קבוצתית (אל תשכחו לבצע מדי פעם ״פריצה״ לצורך דיון ולמידת עמיתים). בעיני, חוברות עבודה אישיות הן חובה (אחרת למשתתפים קשה לעקוב אחר הרצף. במיוחד אם מדובר במספר מפגשים).
כלל חמישי: אם המשתתפים נדרשים לעבור על חומר מקדים, שלחו אותם טרם המפגש (קחו בחשבון שישנם אנשים שלא יקראו את החומר המקדים ולכן אתם צרכים לבצע בריף קצר בתחילת המפגש, מבלי להעליב את אלו שלא הקדישו את הזמן).
במידה ותכננתם לדבר על נושאים רבים במפגש, הקצו זמן לכל נושא.
למה אתם (עוד) צריכים לשים לב?
מעבר להמלצות הסטנדרטיות שתוכלו למצוא בכל מאמר באינטרנט (שבו מול המצלמה [גובה העיניים], אם אפשר שבו מול חלון [תאורה מיטבית], הקפידו על לבוש הולם [גופיה ומכנס קצר לא באים בחשבון], חייכו, השתמשו ברקע, ציוד מקצועי, תאורה ועוד),
אני מבקש להסב את תשומת הלב לנושאים נוספים שיכולים לעשות את ההבדל.
נושאים טכניים - נתחיל מהפעולה הבסיסית ביותר. למדו את התוכנה בה אתם משתמשים.
אם אתם משתמשים בזום, הורידו את סרטוני ההדרכה (תוכלו למצוא קורס שלם באתר שלהם), למדו את קיצורי הדרך והפיצ׳רים השונים (לדוגמא, בזום ישנה האפשרות ״לשפר את המראה״ פיצ׳ר שמשפר את התאורה וגוון העור).
אם אתם מנהלים את הפגישה, היכנסו לפני בכדי לוודא שהכל עובד, בדקו שרוחב הפס מספיק, שאין תקלות (זה לא נראה מקצועי שבכל פעם קופצת הודעה על המסך שרשת האינטרנט אינה יציבה), בדקו את הציוד, מיקרופון, מצלמה (אני מעדיף להעביר את המפגשים הווירטואליים באמצעות האולפן שבמשרד עם ציוד חיצוני ולא של המחשב. מצלמה ראשית של פנסוניק ומצלמות מיקוד של לוג׳יטק,
מיקרופון של חברת שור, מסך 55 אינץ חיצוני, אייפד ייעודי למפגש הווירטואלי ומסך רקע ירוק), אם אתם הולכים לשתף אחרים במצגת שלכם או שאולי אתם מתכוונים לכתוב על לוח (עם מצלמה שמכוונת אליו), או על אייפד - בדקו זאת לפני.
צרפו תמונה עם לוגו של החברה שלכם, אתם יכולים להוסיף מוזיקת רקע (הצטרפו רק לאחר שמספרים אנשים הצטרפו לחדר).
מצלמות פתוחות - אם אתם מנהלים או מדריכים באופן וירטואלי, ההמלצה שלי היא לעשות זאת כאשר המצלמות פתוחות,
בקשו מהמשתתפים לפתוח את המצלמה. ישנה משמעות גדולה כאשר מתקיימת אינטראקציה בה הצדדים רואים אחד את השני.
תקשורת עם המשתתפים - הקפידו על טון הדיבור, קצב השיחה, אתנחתות.
אם אתם מדריכים, ההמלצה שלי היא לעבוד עם מכשיר נוסף (מחשב, אייפד, טלפון) שיהיה פתוח ותוכלו לראות הערות והודעות שהמשתתפים שולחים אליכם תוך כדי המפגש. לחלופין, אתם יכולים לבקש עזרה ממישהו שינהל את המפגש,
שיעקוב אחר ההודעות והשאלות.
טיפ: ההמלצה היא להשתיק את כולם בתחילת המפגש בכדי שלא יהיו רעשים מיותרים (ואז לפתוח מיקרופון למי שיש שאלה).
שפת גוף - כאמור, מאד קשה לראות את שפת הגוף שלכם ואת של המשתתפים (לרוב כולם רואים רק את פלג הגוף העליון).
מכיוון שכך, אתם צריכים ללמוד לקרוא הבעות פנים (המלצה שלי - השקיעו ולמדו את השיטה של פול אקמן. לא קל, אבל בהחלט שווה את המאמץ). היו קשובים והיו ערים להבעות הפנים של המשתתפים, זהו ״עייפות״ מוקדמת. אם אתם מרגישים שאתם ״מאבדים״ את המשתתפים, סיימו את המפגש, אתם לא צריכים להחזיק אותם 45 דקות בגלל שזה הזמן שהקצתם לכך.
כיצד נהפכים למקצוענים בהדרכות וירטואליות?
התשובה הקצרה היא: צוברים ניסיון. כמו כל מיומנות שמפתחים בחיים, אתם צריכים לתרגל, לעבוד על הביצועים ולהשתפר.
ברמה הפרקטית, הכנה מוקדמת למפגש (לא דקה לפני), הגדירו את הנקודות עליהם אתם מתכוונים לשוחח, עברו על הכללים והטיפים המצורפים והכי חשוב - זכרו שבצדו השני של המסך יושב לו משתתף/ת שלא מכיר את הפלטפורמה, הכל חדש גם בשבילו.
היו סבלנים וגמישים מספיק בכדי לבצע את ההתאמות כשצריך.
בהצלחה בהדרכה הווירטואלית הבאה שלכם.
