זה השעון, זה ההרגל, זאת השגרה

כתב: להט צבי

קטגוריה: כללי

אם אתם צריכים לבחור פעולה אחת שתעשה עבורכם הבדל גדול בתוצאות שאתם משיגים, כדאי לכם לבחור בפעולה של איתור וגיוס לקוחות חדשים. אם אתם צריכים לבחור בפעולה נוספת, בחרו להתמקד בניהול הזמן שלכם.

נדמה שהמודעות שלנו לזמן גדלה בשנה האחרונה, יותר ויותר אנשים רגישים לזמן שלהם, הם לא מעוניינים לבזבז אותו על דברים שאינם מועילים להם. אתם יכולים להביט מסביב ולראות את העדויות לכך בכל אספקט של החיים. מרבית האנשים מעדיפים לקבל הודעה באמצעות טקסט או וואצ׳אפ על פני שיחה ארוכה, הם מעדיפים לצפות בתוכנית מוקלטת במקום צפייה ישירה, הכנסה מהירה על פני השקעה ארוכה … המכנה המשותף הוא שאנשים לא רוצים לבזבז את הזמן שלהם, הם רוצים להשיג הרבה יותר מהזמן שעומד לרשותם.

מדוע דווקא עכשיו?

לכאורה, אין חדש תחת השמש. נדמה שלאורך כל השנים אנשים ביקשו ללמוד כיצד לנהל את הזמן שלהם ביעילות.

אנשים הצהירו שנושא הזמן חשוב להם מאד, שהם לא מספיקים לעשות את המשימות שלהם ושהם צריכים יותר זמן ביממה.

חלקם נקטו בפעולות הנדרשות, חלקם התלוננו, קיטרו והמשיכו בפעולות שהם עשו. הם חיפשו קיצורי דרך וכשראו שזה לא עובד,

חזרו להרגלים הישנים שלהם. היום המצב הוא שונה. כבר לא מדובר ברצון, אלא בצורך ממשי.

כולנו נדרשים להשלים הרבה יותר משימות. אנשים עובדים הרבה יותר זמן - זו עובדה.

העולם הדיגיטלי יצר סביבה שלמה שגוזלת את הזמן ותשומת הלב. אנשים נוהגים לבדוק את הטלפון הנייד שלהם עשרות פעמים ביום,

הם גולשים לרשתות החברתיות לפחות פעם בשעה בכדי לבדוק ״מה חדש״, הם בודקים את תיבת הדואר שלהם לראות אם הגיעה הודעה חדשה, אתרים מפרסמים הודעות שעוקבות אחרינו ומבקשות מאיתנו להקליק לשנייה אחת בלבד, רק בשביל לראות מה השתנה ומה חדש. כל פעולה כזאת גוזלת מאיתנו זמן רב בעבודה.

ישנם מחקרים שמראים שכל פעם שאנחנו קופצים בין משימות, לוקח לנו כ-4-8 דקות בכדי לחזור לריכוז ולנקודה בה היינו. אם אתם מכפילים את הזמן שלוקח לנו לעבוד ולעבור בין משימה למשימה - מדובר לפחות בעוד שעה וחצי של זמן ליום העבודה.

האמת על ניהול זמן

בכדי לקבל את התוצאות שאתם מעוניינים להשיג, אתם חייבים לאמץ ולקבל את חוקי הברזל של ניהול זמן.

הראשון - אין דבר כזה ניהול זמן. יש ניהול עצמי. הזמן לא ממתין לאף אחד, הוא עובר ואין לכם שום יכולת להשפיע על כך.

אתם כבר יודעים, אי אפשר להחזיר זמן שאבד. אם יש לכם תאריך יעד לנושא כלשהו, הזמן מתקתק וכל שנייה שתבזבזו הולכת לאיבוד.

הדבר היחיד שאתם יכולים להחליט בנוגע לזמן הוא מה לעשות איתו, באלו פעולות תרצו לנקוט.

אתם תוכלו למצוא מספיק זמן למשימות שלכם אם תדעו לנהל את עצמכם נכון במסגרת הזמן ואם תהיה לכם המשמעת הנדרשת להתמקד בנושאים שבאמת חשוב לכם להשיג.

השני - אתם צריכים משמעת עצמית.

אל תדחו משימות שאתם נדרשים להשלים. קחו החלטה לפעול באותו הרגע.

קל להאמין שיש עוד זמן, שניתן לפצות על הזמן שאבד - אבל אתם כבר ילדים גדולים, אתם יודעים שלא ניתן.

הכלל שצריך להנחות אתכם הוא שאם ישנה משימה - בצעו אותה עכשיו, אל תדחו. משמעת עושה את ההבדל.

האם יש לכם רוטינה שאתם עוקבים אחריה?

אם אתם רוצים לנהל את הזמן ביעילות ,אתם חייבים שתהיה לכם תוכנית שתוכלו לעקוב אחריה, ליישם אותה.

הנה הרוטינה שאני מקפיד לעקוב אחריה. היא עובדת בשבילי ובשביל עוד אלפי אנשים אחרים. מקווה שהיא תוכל לעזור גם לכם.

תכנון שבוע העבודה

בכל סוף שבוע אני מתכנן את סדר העבודה שלי. אני יודע כיצד הוא מתחיל וכיצד הוא אמור להסתיים.

אני יודע עם מי אני אמור להיפגש, כיצד להתכונן ומה עלי להשיג מכל פגישה.

אני יודע מהן המשימות שעלי להשלים וכיצד עלי להתקדם.

כל הפגישות שלי מקושרות לתוכנת ה- CRM ולתוכנת ה-Evernote שם אני יכול לצפות בכל הסיכומים הקודמים של הפגישות.

אני משתמש במחשב מק, וליד כל פגישה, אני מסמן את זמן הנסיעה המוערך בין פגישה לפגישה.

במקביל, אני משתמש במערכת התראות של Waze ששולח לי הודעה מתי כדאי לי לצאת לנסיעה.

הכל משובץ ביומן

אני מאמין ברוטינה מסודרת ולכן כל המשימות שחוזרות על עצמן משובצות אצלי ביומן, אפילו חדר כושר.

אם זה לא רשום ביומן, קיים סיכוי קטן מבחינתי שזה יתבצע.

אני מקצה את הזמן הדרוש לפעולות השונות ומקפיד לעמוד במסגרת הזמנים שהוגדרו.

מתחיל את הבוקר מוקדם

אני מתחיל את הבוקר שלי בשעה 04:45. כל בוקר!

מכין שתייה חמה והולך לחדר העבודה. הפעולה הראשונה שלי היא לרשום את המטרות שלי (לא המשימות) - מה אני רוצה להשיג ולאיזה כיוון אני רוצה ללכת. לאחר מכן אני עובר על המיילים, עונה תשובות ללקוחות בחו״ל ובארץ ובשלב הבא, יושב לכתוב מאמרים או הצעות ללקוחות שנפגשתי איתם.

אני מוצא שאני משיג הרבה יותר משעה וחצי ממוקדות בבוקר מאשר במהלך היום או הערב.

אין טלפונים מלקוחות, אין רעש, אני לא גולש באינטרנט - יש לי את הזמן לעצמי ולמשימות שאני נדרש להשלים.

משימות קצרות מתבצעות באותו היום

בכל יום, אני סוגר ביומן שלי זמן למשימות אקראיות או משימות קצרות.

כל משימה שקופצת לי, אני רושם בתוכנה של Omni Focus, ומתייג תחת קטגוריות של משימות מידיות או משימות שבועיות.

אם מדובר במשימה קצרה שלוקחת פחות מ-2 דקות, אני מתייג אותה במשימות מידיות ודואג לבצע אותה בהמשך היום (עובד לפי השיטה של דיוויד אלן GTD). אם מדובר במשימה ארוכה יותר, היא מתויגת תחת משימות שבועיות והיא תקבל התייחסות למחרת או בהמשך השבוע.

עובד לפי כלל 60/10

את הטיפ הזה קיבלתי מחברה קרובה, ג׳יל קונרהט שהמליצה לי לעבוד לפי כלל 60/10.

שעה של עבודה ממוקדת, 10 דקות הפסקה. מצאתי שההמלצה שלה שווה זהב.

אני מצליח להשיג הרבה יותר משעה של עבודה ממוקדת לעומת ריבוי משימות פתוחות.

יש לי שלוש שעות ביום שאני סוגר ביומן לכלל ה- 60/10. בבוקר כאשר אני מתחיל את היום (שעה וחצי), באמצע היום אני סוגר שעה למשימות הקצרות ובסוף היום עוד חצי שעה להשלים את המשימות.

סוגר כל הסחת דעת

בהתאם לכלל 60/10, כאשר אני מבצע משימות, אני סוגר את האינטרנט, תוכנת המיילים והטלפון.

אין לידי כלום שיכול לגזול ממני תשומת הלב. אני מכיר את עצמי מספיק טוב בכדי לדעת שאם יהיה מסך פתוח, אני אמצא את עצמי גולש באינטרנט וקורא מאמר מעניין או צופה ביוטיוב בהרצאה של טד.

זמן של עבודה מוקדש לעבודה.

לאחר שעה של עבודה ממוקדת יש לי 10 דקות חופשיות לעשות מה שאני רוצה. כבר אמרתי שנדרשת משמעת?

יודע לומר לא

ייתכן ועבור חלק גדול מהאנשים זה החלק הקשה ביותר. לומר לאנשים לא, לא עכשיו.

אנשים מרגישים לא נעים לסרב לאחרים, זה לא נעים. מה יחשבו עלי, יאמרו שאני סנוב ועוד כל מיני סיפורים שאנחנו מספרים לעצמנו.

גם לי היה קשה בהתחלה לומר לאחרים לא. שאחזור אליהם מאוחר יותר כי אני עסוק.

חשבו על כך לרגע, אנשים רוצים את הזמן שלכם כי הם רוצים להשלים את המשימות שלהם, כי הם מעריכים שהזמן שלהם חשוב יותר משלכם. למדו להגן את הזמן שלכם בכדי שתוכלו להשלים את המשימות, בכדי שתוכלו להמשיך לעזור להם ולאחרים.

אני למדתי לומר לא, אני עסוק כרגע, אחזור מאוחר יותר. אני מסביר לאחרים שחשוב לי לשמוע אותם, שאשמח לעזור להם אבל כרגע אני לא זמין ואני לא יכול להקדיש את תשומת הלב הראויה. אני מבקש לשלוח אלי הודעה ובהתאם לדחיפות של הבקשה, אני משבץ את המשימה.

מבצע בקרה , מתכנן מחדש את יום המחרת

בסוף כל יום אני מקדיש חצי שעה לעבור על המשימות מאותו היום, כל מה שהושלם אני מסמן בתוכנה.

מה שנותר - מעביר ליומן או למשימות ביום המחרת - הכל בהתאם לדחיפות ולזמן שנדרש להשלים את המשימה.

מבחינתי, המבחן האמיתי של הזמן הוא מה עושים איתו. הכלל החשוב ביותר שצריך לזכור הוא להפסיק ולבזבז אותו !

כך אני מנהל את עצמי במסגרת הזמן שעומד לרשותי. איך אתם מנהלים את הזמן שלכם?

*קרדיט לכותרת המאמר - מתוך השיר ״עבד של הזמן״. כתבה ריטה.

.......................................................................................................................................................................................................